Excel-bestanden
  • Beveiligd
  • Gebruikersvriendelijk
  • Betrouwbaar
  • Onderhoudsarm
  • Tijdsbesparend
  • Stabiel
Excel programmeur
  • import-export
  • planningen
  • complexe functies
  • rapportages
  • calculaties
  • sjablonen

Duidelijke Excel bestanden

Onderstaand een aantal onderwerpen die van belang kunnen zijn bij het ontwikkelen van degelijke, gebruikersvriendelijke Excel bestanden:

Gestructureerd werken met werkbladen, rijen en kolommen (worksheets, columns, rows)

Excel bevat 3 dimensies: rijen, kolommen en bladen. Om het gebruik en beheer zo eenvoudig mogelijk te houden is het van belang om deze 3 dimensies efficiënt te benutten. Probeer dus niet alles op één of enkele werkbladen te plaatsen maar maak gebruik van meerdere werkbladen indien de logica daar om vraagt. Je kunt dan later eventuele hulpbladen verbergen zodat de gebruiker daardoor niet wordt belast. Hetzelfde geldt voor rijen en kolommen. Verdeel ingewikkelde formules over meerdere kolommen en verberg de hulpkolommen. Vermijdt lege rijen in tabellen.

Reeksnamen (range names)

In Excel wordt in formules en functies standaard gebruik gemaakt van celadressen. Zo kan bv in cel A3 de volgende formule worden ingevoerd om de totale kosten te berekenen:  =A1*A2. Deze formule kan beter vervangen worden door de formule =Aantal*Prijs. De voordelen van het gebruik van namen ipv celadressen zijn legio. Zo worden formules gemakkelijk leesbaar, beter te beheren, zijn geen $-tekens nodig tijdens het kopiëren en is eventueel gekoppelde Visual Basic code betrouwbaarder.

Formules en functies (formulas and functions)

Met name op het gebied van rekenen is Excel zeer krachtig. Op allerlei vakgebieden zijn vele geavanceerde functies beschikbaar. In de praktijk gebruikt u slechts een fractie daarvan. Enkele veel gebruikte werkbladfuncties: som, aantal, als, vert.zoeken, vergelijken, som.als, aantal.als., sommen,als, aantallen.als. (sum, count, if, vlookup, match,sumif, countif, sumifs, countifs) Door de juiste functie (formule) in de juiste situatie toe te passen wordt voorkomen dat functies onnodig lang en ingewikkeld worden. Zie ook Namen, Beveiliging.

Datums en tijden in Excel (dates and times in Excel)

Omdat veel Excel gebruikers de achtergrond van een datum en een tijd in Excel niet kennen wordt dit onderwerp onnodig ingewikkeld gemaakt of worden bepaalde berekeningen vermeden. Een datum in Excel is gewoon een getal, echter opgemaakt als datum. Zo is 23-jun-2014 het getal 41.813. Dit betekent dat sinds 1 januari 1900 41.813 dagen zijn verstreken. 24-jun-2014 is het getal 41.814.Zo kun je dus gemakkelijk het verschil tussen twee datums berekenen. Als je een factuur stuurt op 7-mei-2014 met een betaling termijn van 60 dagen kun je in Excel met een eenvoudige formule berekenen dat de factuur op uiterlijk 6-jul-2014 betaald moet zijn.
Alles achter de komma kan worden vertaald als een tijd. Het getal 41.813,25 betekent dus 23-jun-2014 om 6:00 ’s morgens. (0,25 betekent dat 1/4 deel van de dag is verstreken; 1/4*24 uur= 6 uur)
Zo kun je dus in Excel gemakkelijk allerlei (over)uren berekeningen maken en complete planningsprogramma’s ontwikkelen.

Voorwaardelijke opmaak (conditional formatting)

Via voorwaardelijke opmaak kan aan cellen, afhankelijk van de inhoud, automatisch een bepaalde opmaak worden toegekend. Deze opmaak kan bestaan uit een achtergrondkleur, fontkleur of een pictogram in de cellen.

Gegevensvalidatie (data validation)

Teneinde foutkansen te minimaliseren en een invoerveld gebruikersvriendelijk te maken kan gegevensvalidatie worden toegepast. Zo kan bv worden ingesteld dat een waarde moet liggen tussen 1 en 10, tussen 1-jan-2014 en 31-dec-2041 of dat er een keuze gemaakt moet worden uit de mogelijkheden in een voorgedefinieerde lijst. Een invoer buiten de ingestelde bereiken wordt niet geaccepteerd.

Getalopmaak (number format)

Getalopmaak zien we bij bedragen (€), datums (ma 27-jan-14) en percentages (%). Getalopmaak kan ook worden toegepast voor bv “3,5 m3”, “12 stuks” of “1,25 liter”. Het toepassen van dergelijk getalopmaak heeft als voordeel dat er geen extra kolom hoeft te worden gebruikt en dat toch gewoon met deze cellen gerekend kan worden.

Pagina indeling (page setup)

Via de juiste pagina-instellingen kan worden bereikt dat de af te drukken gegevens netjes worden afgedrukt, dus zonder dat deze onnodig over meerdere pagina’s verdeeld worden. Gebruik kop- en voetteksten voor paginanummering, logo’s, bestandsnamen etc..

Sorteren en filteren (sorting and filtering)

Als een tabel of lijst netjes is opgezet kan hier eenvoudig in gesorteerd en gefilterd worden. Netjes betekent in dit geval dat de lijst aaneensluitend moet zijn. De lijst mag dus geen volledig lege rijen of volledig lege kolommen bevatten. Indien aan deze voorwaarde wordt voldaan kan va deze lijst een tabel worden gemaakt en kan deze met 1 klik worden gesorteerd of gefilterd. U kunt er dan zeker van zijn dan niet alles door elkaar komt te staan.

Draaitabel (pivot table)

Zie Sorteren en filter. Een draaitabel is een dynamische samenvatting van een tabel. Een draaitabel maken stelt niets voor en is in een aantal seconden gereed. Belangrijk is echter dat de achterliggende lijst in orde is en dat de gebruiker weet welke samenvattingsgegevens getoond moeten worden. Probeer niet alles in een draaitafel te verwerken maar maak meerdere draaitabellen.

Grafieken (charts)

De basis voor een goede en duidelijke grafiek in Excel is een nette, gestructureerde tabel. Er zijn allerlei exotisch grafiektypen beschikbaar. In ’t algemeen kunt u echter het beste kiezen voor een kolom- lijn- of cirkelgrafiek.
Probeer niet te veel gegevens in één grafiek te verwerken. Dat komt de leesbaarheid niet ten goede. Beter is het de gegevens in meerdere grafieken te verwerken.
 

Koppelingen (links)

Indien een formule gegevens ophaalt uit een ander (Excel)bestand ontstaat een koppeling. Mijn advies is om dergelijke koppelingen te vermijden omdat onjuiste waarden kunnen geven als de koppeling naar het andere (Excel)bestand wordt verbroken. Dit laatste gebeurt wanneer het bron (Excel)bestand wordt verplaatst of indien de bestanden worden gemaild.
Een alternatief voor het gebruik van koppelingen in het verwerken van de brongegevens in een geïntegreerd werkblad in het Excel doelbestand of het ontwikkelen van een importmacro (VBA code).
 

Werkblad beveiligen (worksheet protection)

Om te voorkomen dat gebruikers je Excel bestand vernielen en om te voorkomen dat je werkmap onjuiste resultaten presenteert is het aan te raden je werkbladen te beveiligen zodat uitsluitend de invoer cellen muteerbaar worden. Om het onderscheid tussen beveiligde en onbeveiligde cellen duidelijk te maken is het verstandig om de invoercellen (onbeveiligd) een kenmerkende kleur te geven (bv lichtgeel).
 

Werkmap beveiligen (workbook protection)

Werkbladen die voor de gebruikers niet direct van belang zijn kunnen het beste verborgen worden. Dit houdt het Excel bestand helder, duidelijk en overzichtelijk. Om te voorkomen dat de gebruikers zelf bladen verbergen, tonen, verwijderen of toevoegen kan de werkmap beveiliging worden ingeschakeld.
 

Werkmap delen (workbook sharing)

Excel is in wezen een single user programma. Dit betekent dat een bepaald Excel bestand door slechts één gebruiker tegelijkertijd gewijzigd kan worden. In theorie bestaat de mogelijkheid om een werkmap te delen. Voor een eenvoudige werkmap, die slechts door enkele personen wordt gebruikt, is dit een acceptabele methode. Indien de werkmap complexer is, of indien 'veel' personen tegelijkertijd in het bestand werken, raad ik af om een gedeelde werkmap te gebruiken. Redenen hiervoor zijn dat veel functies in Excel in een gedeelde map niet gebruikt kunnen worden en omdat een gedeelde werkmap kan instabiel worden. Een alternatief voor gedeelde werkmappen is het gebruik van een database programma (SQL, Oracle, Access) of het werken met Visual Basic procedures die er voor zorgen dat de gegevens van de verschillende gebruikers automatisch worden gesynchroniseerd in één moeder Excel bestand.
 

Visual Basic for Applications (VBA)

Visual Basic for Applications (VBA) is de programmeertaal die achter Excel schuil gaat. Met behulp van VBA kunt u allerlei complexe en repeterende taken uitvoeren. Visual Basic, ook wel macro's genoemd, is een professionele, uitgebreide programmeertaal. Indien u deze taal beheerst worden de mogelijkheden in Excel eindeloos. Het is belangrijk deze taal gestructureerd en weldoordacht toe te passen zodat voorkomen wordt dat 'gedrochten' van applicaties ontstaan die niemand meer begrijpt.
 

Interface (menu, lint, knoppen)

Indien u een Excel applicatie voor derden ontwikkeld is het belangrijk dat men deze op een gebruikersvriendelijke manier kan bedienen. Een van de belangrijkste hulpmiddelen daarbij is het lint van Excel. Het lint is de dynamische menustructuur bovenin het Excel venster. Dit lint bevat alle commando's (menu opdrachten) die u kunt gebruiken om bepaalde acties in Excel uit te voeren. In de moderne Excel versies (2007, 2010, 2013, 365) is het helaas niet mogelijk om dit lint mbv VBA uit te breiden met uw eigen commando's (macro's), Wel kan dit via de XML (Extensible Markup Language) of via bepaalde hulpprogramma's.
Het voordeel van het gebruik van het lint is dat dit zeer gebruikersvriendelijk is en dat de nodige menu opdrachten altijd in beeld zijn.
Het is ook mogelijk om via werkblad knoppen (buttons) en sneltoetsen bepaalde macro acties uit te voeren.
 

Samenwerking met andere programma's

Via Visual Basic for Applications is het mogelijk om Excel te laten samenwerken met andere programma's zoals bijvoorbeeld Word Outlook of andere mailprogramma's. Zo kun je bepaalde rekenresultaten of grafieken uit Excel automatisch laten verwerken in een verslag of rapport in Word, of kun je vanuit Excel automatisch gegevens of bestanden versturen naar mailadressen die in Excel worden beheerd.