Resourceplanning voor 7.500 gebruikers wereldwijd
- Opdrachtgever: geanonimiseerd
- Gebouwd in: 2018 · draait nog steeds
De situatie
Een internationale technologieonderneming plant haar projecten op twee grootheden: euro's en mensuren. Beide moeten per project, per afdeling en per periode kloppen, en beide worden ingevuld door mensen verspreid over de hele organisatie.
Dat is precies het soort proces waarvoor een spreadsheet ideaal aanvoelt tot het moment dat er meer dan een handvol mensen mee werkt. Daarna beginnen de vergrendelde bestanden, de wijzigingen die niet samengevoegd kunnen worden, en de kopieën die naast elkaar gaan leven.
Bij deze organisatie kwam daar iets bij wat het probleem fundamenteel anders maakt: de gebruikers zitten verspreid over de wereld, in verschillende tijdzones. Er is geen moment waarop het stil is. Geen avond waarop iemand het bestand even kan opschonen, geen weekend waarin een aanpassing ongemerkt kan worden doorgevoerd. Wat in Nederland een rustig uur is, is elders de drukste periode van de dag.
Wat wij hebben gebouwd
Een resourcemanagementsysteem waarin ongeveer zevenduizendvijfhonderd gebruikers wereldwijd werken. De gebruikers werken in Excel, op hun eigen computer — maar het Excel-bestand is een read-only sjabloon dat niets opslaat. Alle gegevens staan in een centrale database. Twee mensen kunnen daardoor nooit dezelfde gegevens tegelijk wijzigen: wie iets wil aanpassen waar een collega mee bezig is, ziet direct wie dat is. Geen foutmelding achteraf, maar duidelijkheid vooraf. Wie alleen wil meekijken, kan de gegevens bekijken terwijl een collega ze aan het bewerken is.
Omdat er geen rustig moment bestaat, is onderhoud vanaf het begin een ontwerpvraag geweest en geen bijzaak: aanpassingen moeten kunnen worden doorgevoerd terwijl er ergens ter wereld gewoon wordt doorgewerkt.
Hoe het in elkaar zit
De gebruikers werken in Excel, maar het bestand slaat niets op: het is de schil. De gegevens staan in één centrale database, die per record één bewerking tegelijk toelaat.
Het resultaat
Het systeem is in 2018 opgeleverd en draait vandaag nog steeds, op dezelfde database.
Dat is misschien wel het meest zeggende cijfer van deze case. Een applicatie die na acht jaar nog draait zonder herbouw, is geen toeval — dat is het gevolg van een strakke opzet, vastgelegde documentatie en een duidelijke scheiding tussen gebruiker, beheerder en ontwikkelaar.
Naar bovenHerkent u een vergelijkbaar vraagstuk?
Bespreek uw situatie; relevante ervaring bespreken we graag persoonlijk.