Duidelijke Excel-bestanden
Achttien onderwerpen die van belang zijn bij het ontwikkelen van degelijke, gebruikersvriendelijke Excel-bestanden.
Werkbladen, rijen en kolommen
Excel kent drie dimensies: rijen, kolommen en bladen. Voor eenvoudig gebruik en beheer is het van belang deze efficiënt te benutten. Plaats dus niet alles op één werkblad, maar gebruik meerdere werkbladen waar de logica daarom vraagt - hulpbladen kunnen later worden verborgen zodat de gebruiker er niet mee wordt belast. Hetzelfde geldt voor rijen en kolommen: verdeel ingewikkelde formules over meerdere kolommen en verberg de hulpkolommen. Vermijd lege rijen in tabellen.
Reeksnamen
Formules gebruiken standaard celadressen, bijvoorbeeld =A1*A2. Dat kan beter vervangen
worden door =Aantal*Prijs. Namen in plaats van celadressen maken formules leesbaarder
en beter te beheren, vereisen geen $-tekens bij het kopiëren en maken gekoppelde VBA-code
betrouwbaarder.
Formules en functies
Excel is zeer krachtig op het gebied van rekenen, met geavanceerde functies voor vrijwel elk vakgebied - in de praktijk gebruikt u daar slechts een fractie van. Veelgebruikte werkbladfuncties zijn onder meer som, aantal, als, vert.zoeken, vergelijken, som.als en aantal.als. De juiste functie in de juiste situatie voorkomt onnodig lange en ingewikkelde formules.
Datums en tijden
Een datum in Excel is een getal, opgemaakt als datum: 23 juni 2014 is bijvoorbeeld het getal 41.813, het aantal dagen sinds 1 januari 1900. Zo is het verschil tussen twee datums eenvoudig te berekenen - bijvoorbeeld een betaaltermijn van 60 dagen na een factuurdatum. Het deel achter de komma is een tijd: 41.813,25 betekent 23 juni 2014 om 6:00 's ochtends (een kwart dag). Zo zijn ook overurenberekeningen en complete planningen te bouwen.
Voorwaardelijke opmaak
Via voorwaardelijke opmaak krijgt een cel afhankelijk van de inhoud automatisch een opmaak: bijvoorbeeld een achtergrondkleur, fontkleur of pictogram.
Gegevensvalidatie
Om foutkansen te verkleinen en een invoerveld gebruikersvriendelijk te maken, stelt gegevensvalidatie grenzen aan een invoer - bijvoorbeeld een waarde tussen 1 en 10, een datum binnen een bereik, of een keuze uit een vooraf gedefinieerde lijst.
Of getypte invoer ook echt wordt geweigerd, hangt af van de foutmelding die u kiest. Stoppen weigert de waarde en laat de gebruiker niet verder. Waarschuwing vraagt om een bevestiging en laat de waarde daarna alsnog toe. Informatie meldt het en laat de waarde gewoon staan. Alleen de eerste is een grens; de andere twee zijn een hint.
Plakken kan er bovendien omheen gaan, en kan de validatieregel van de doelcel overschrijven - dan staat er een waarde die niet klopt én is de regel zelf weg, zonder melding. Gegevensvalidatie is daarmee een hulpmiddel tegen typefouten, geen slot op de gegevens. Moet een waarde echt kloppen, dan hoort die controle ook in de applicatie of in de database te zitten, waar plakken er niet omheen komt.
Getalopmaak
Getalopmaak zien we bij bedragen (€), datums en percentages, maar ook bij eenheden zoals "3,5 m³" of "12 stuks". Dat voorkomt een extra kolom en houdt de cel gewoon rekenbaar.
Pagina-indeling
Met de juiste pagina-instellingen worden af te drukken gegevens netjes afgedrukt, zonder onnodige verdeling over meerdere pagina's. Kop- en voetteksten zijn geschikt voor paginanummering, logo's en bestandsnamen.
Sorteren en filteren
Een netjes opgezette, aaneensluitende lijst - zonder volledig lege rijen of kolommen - is met één klik te sorteren of filteren, zonder dat gegevens door elkaar raken.
Draaitabel
Een draaitabel is een dynamische samenvatting van een tabel en in enkele seconden gemaakt - mits de achterliggende lijst in orde is en duidelijk is welke samenvatting nodig is. Probeer niet alles in één draaitabel te verwerken; meerdere draaitabellen zijn vaak overzichtelijker.
Grafieken
Een goede, duidelijke grafiek begint bij een nette, gestructureerde tabel. Een kolom-, lijn- of cirkelgrafiek is meestal de beste keuze; te veel gegevens in één grafiek gaat ten koste van de leesbaarheid. Verdeel de gegevens dan liever over meerdere grafieken.
Koppelingen
Een koppeling ontstaat wanneer een formule gegevens ophaalt uit een ander Excel-bestand. Dat kan onjuiste waarden geven zodra die koppeling wordt verbroken, bijvoorbeeld doordat het bronbestand wordt verplaatst of gemaild. Een alternatief is het integreren van brongegevens in een werkblad van het doelbestand, of een importmacro in VBA.
Werkblad beveiligen
Om te voorkomen dat gebruikers per ongeluk een formule overschrijven of dat een werkmap onjuiste resultaten toont, is het aan te raden werkbladen te beveiligen zodat alleen invoercellen muteerbaar blijven. Een kenmerkende kleur (bijvoorbeeld lichtgeel) maakt het onderscheid tussen beveiligde en onbeveiligde cellen duidelijk.
Het woord "beveiligen" belooft hier meer dan het waarmaakt: bladbeveiliging beschermt tegen vergissingen, niet tegen onbevoegden. Wie het bestand mag openen, kan de beveiliging opheffen. Moeten gegevens echt buiten bereik van een deel van de gebruikers blijven, dan is dat een vraag voor rechten op de gegevens zelf - niet voor een vinkje in Excel.
Werkmap beveiligen
Werkbladen die voor gebruikers niet direct van belang zijn, kunnen het beste verborgen worden - dat houdt een bestand helder en overzichtelijk. Werkmapbeveiliging voorkomt dat gebruikers zelf bladen verbergen, tonen, verwijderen of toevoegen.
Werkmap delen
Met meerdere mensen tegelijk in dezelfde werkmap werken kan via OneDrive of SharePoint Online, maar loopt bij bedrijfskritisch gebruik al snel tegen grenzen aan: vergrendelde bestanden, botsende wijzigingen en mislukte samenvoegingen. Wij bouwen Excel-oplossingen die dat voorkomen, met behoud van de vertrouwde Excel Desktop App - lees meer in ons kennisartikel over Excel met meerdere gebruikers.
Visual Basic for Applications (VBA)
VBA is de programmeertaal achter Excel, waarmee complexe en repeterende taken kunnen worden geautomatiseerd. Het is een professionele, uitgebreide programmeertaal: gestructureerd en weldoordacht toegepast voorkomt dat er "gedrochten" van applicaties ontstaan die niemand meer begrijpt.
Interface (menu, lint, knoppen)
Voor een gebruiksvriendelijke Excel-applicatie is het lint - de dynamische menustructuur bovenin Excel - het belangrijkste hulpmiddel: alle beschikbare commando's zijn er altijd in beeld. In moderne Excel-versies is het lint niet met VBA uit te breiden met eigen commando's, wel via XML of bepaalde hulpprogramma's. Werkbladknoppen en sneltoetsen zijn een alternatief om macro's uit te voeren.
Samenwerking met andere programma's
Via VBA kan Excel samenwerken met andere programma's zoals Word, Outlook of andere mailprogramma's: rekenresultaten of grafieken automatisch laten verwerken in een Word-rapport, of gegevens en bestanden automatisch versturen naar mailadressen die in Excel worden beheerd.
Voldoet uw Excel-bestand aan deze kenmerken?
Beschrijf kort waar uw bestand tegenaan loopt, dan denken we vrijblijvend mee. Willen we het bestand erbij pakken, dan spreken we daarna een veilige manier af om het te delen.