Vijf dagen handwerk per maand, teruggebracht tot een minuut verwerking
- Opdrachtgever: geanonimiseerd
De situatie
Elke maand dezelfde routine. Gegevens exporteren uit het ERP-pakket, in Excel plakken, opschonen, samenvoegen, controleren, opmaken. Vijf werkdagen per maand van één medewerker, elke maand opnieuw, voor rapportages die er aan het eind altijd hetzelfde uitzagen.
Niemand vond dat vreemd. Het was nu eenmaal hoe het ging, en dat al vijf jaar lang.
Wat wij hebben gedaan
De export wordt automatisch ingelezen en verwerkt. De opmaak, de berekeningen en de controles zitten in de applicatie, niet in het hoofd van de medewerker. Het verwerken zelf is één knop.
Belangrijker dan die knop is wat eronder zit: de bewerkingsstappen liggen vast en zijn herhaalbaar. Verandert het exportformaat, dan is dat één aanpassing op één plek in plaats van een maand met vreemde uitkomsten.
Hoe het in elkaar zit
Dezelfde export aan het begin, dezelfde rapportage aan het eind. Wat ertussen zat is samengevat in één applicatie: opschonen, samenvoegen, controleren en opmaken liggen vast in herhaalbare stappen.
Het resultaat
Van vijf werkdagen handwerk naar ongeveer een minuut verwerkingstijd.
Die minuut is de tijd die de applicatie nodig heeft. Een medewerker levert nog steeds de export aan, loopt de uitzonderingen na en keurt de rapportage goed. Het plakken, opschonen, samenvoegen en opmaken is uit de maand verdwenen.
De reactie van de klant was er een die wij vaker horen: dat hadden we eerder moeten weten.
Naar bovenHerkent u een vergelijkbaar vraagstuk?
Bespreek uw situatie; relevante ervaring bespreken we graag persoonlijk.