Wat mensen in Excel bouwen — en wanneer het te groot wordt voor een bestand
Bijna elk bedrijf heeft een Excel-bestand waar meer van afhangt dan iemand ooit heeft bedoeld. Het begon als een lijstje van één persoon, en inmiddels draait er een proces op.
Op dat moment krijgt u meestal te horen dat u een pakket moet aanschaffen. Soms klopt dat, maar het is niet de enige route. Een bestand dat te los is gebouwd, kan worden hersteld; het kan opnieuw worden opgezet als een echte applicatie, met behoud van de flexibiliteit waarom u ooit voor Excel koos; of een pakket past beter. Welke route het wordt, hangt af van de opzet, de risico's en het werk dat nodig is. Dat zeggen wij pas als we uw bestand hebben gezien, en dan met een kosteninschatting erbij.
Rapportages uit een ERP-pakket
De meest voorkomende opdracht in dertig jaar. Gegevens komen uit het ERP-systeem, worden handmatig samengevoegd, gecontroleerd en opgemaakt — elke maand opnieuw. Wij hebben klanten gehad die daar vijf werkdagen per maand aan kwijt waren, en bij wie het verwerken daarna één muisklik was. Het nalopen en goedkeuren bleef, het handwerk niet.
De reactie was steevast dezelfde: dat hadden we eerder moeten weten.
Naar bovenPlanning
Productieplanning, personeelsplanning, projectplanning. Excel is er sterk in omdat elke planning eigen regels kent die geen standaardpakket precies zo ondersteunt. Het gaat mis zodra meerdere mensen tegelijk in de planning moeten, of zodra niemand meer weet welke versie de actuele is.
Naar bovenCalculatie en kostprijs
Offertecalculaties, kostprijsberekeningen, marges. Hier zit vaak jarenlange kennis in verwerkt, opgebouwd door iemand die er inmiddels niet meer werkt. Precies daarom is dit het type bestand waarvan de logica vastgelegd hoort te zijn in plaats van verstopt in formules.
Naar bovenVoorraadbeheer
Bestelpunten, minimumvoorraden, omloopsnelheid. Vrijwel elke bron op dit onderwerp adviseert een voorraadpakket. Dat is voor een deel van de bedrijven ook het juiste advies — maar niet voor wie een eigen manier van werken heeft die zich niet in een standaardpakket laat persen.
Naar bovenOffertes en orderbevestigingen
Een offerte of orderbevestiging is een document dat foutloos moet zijn en er goed uit moet zien, gevoed door gegevens die elders staan. Onze eigen samenwerking begon met precies zo'n systeem: Dennis had er bij zijn toenmalige werkgever een gebouwd en huurde Ruud in om er een professionele applicatie van te maken.
Naar bovenUrenregistratie
Uren, projecten, doorbelasting. Klein van opzet, groot van belang, want het raakt facturatie en dus geld. Dit is een van de toepassingen waarbij invoercontrole zwaarder weegt dan functionaliteit.
Naar bovenBegroting en prognose
Meerdere afdelingen die elk hun deel invullen, samengevoegd tot één geheel. De uitdaging is zelden de rekenkunde, maar het samenvoegen: wie levert wanneer aan, welke versie geldt, en wat gebeurt er als iemand een regel toevoegt.
Naar bovenWanneer een losstaand Excel-bestand niet meer volstaat
Eerlijk is eerlijk: soms is een bestand niet het antwoord. Moet u honderdduizenden regels verwerken, is er een koppeling met externe systemen nodig die permanent moet draaien, of werken tientallen mensen tegelijk aan hetzelfde proces — dan houdt een werkmap die zelf de opslag is het niet bij.
Let op wat daar staat: het gaat om het losstaande bestand, niet om Excel als schil. Zodra de gegevens in een centrale database staan, valt die grens weg — in onze case over resourceplanning werken 7.500 mensen wereldwijd in Excel, op één database. Welke van de drie routes bij u past, staat naast elkaar in Drie routes, en waar ze uit elkaar lopen.
Soms is het antwoord alsnog een pakket, en dan zeggen we dat. Wij leven van maatwerk, maar niet van maatwerk dat er niet had moeten komen.
Naar bovenHerkent u uw eigen bestand hierboven?
Leg uw situatie voor. U hoort wat er mogelijk is en wat het ongeveer kost.