Tien fouten die een Excel-bestand onbetrouwbaar maken
De meeste Excel-bestanden gaan niet stuk door een spectaculaire fout. Ze verliezen langzaam hun betrouwbaarheid, en meestal merkt niemand dat totdat een uitkomst niet meer klopt en niemand kan uitleggen waarom.
Dit zijn de tien die wij het vaakst tegenkomen.
1. Vaste waarden verstopt in formules
Een btw-tarief, een marge, een wisselkoers — ergens middenin een formule getypt. Verandert het getal, dan moet iemand elke formule langs waarin het voorkomt. Er wordt er altijd één vergeten.
Een waarde die kan veranderen hoort in een eigen cel te staan, met een naam ernaast.
Naar boven2. Verwijzingen die breken zodra iemand een kolom invoegt
Formules die naar een vast kolomnummer wijzen, kloppen precies zolang niemand de indeling aanpast. De dag dat er een kolom bij komt, verschuift alles — en er verschijnt geen foutmelding, alleen een verkeerde uitkomst.
Naar boven3. Bereiken die niet meegroeien
Een formule rekent over rij 2 tot en met 500. Bij rij 501 telt de nieuwe regel niet meer mee. Het bestand blijft werken, de totalen kloppen niet.
Naar boven4. Geen scheiding tussen invoer, berekening en rapportage
Ruwe gegevens, tussenberekeningen en de nette weergave door elkaar op één blad. Zodra iemand iets aanpast in het overzicht, verandert er onbedoeld iets in de berekening. Dit is de belangrijkste van deze tien, want alle andere worden er erger door.
Naar boven5. Samengevoegde cellen
Ze zien er netjes uit en maken sorteren, filteren en programmeren aanzienlijk moeilijker. Voor opmaak zijn er betere manieren die dezelfde uitstraling geven zonder de gevolgen.
Naar boven6. Getallen die eigenlijk tekst zijn
Ontstaat bij importeren of door regio-instellingen: een punt in plaats van een komma, een spatie in het duizendtal. De cel ziet eruit als een getal en telt niet mee in de som. Een totaal dat te laag uitvalt zonder dat er iets rood kleurt.
Naar boven7. Fouten wegpoetsen in plaats van oplossen
ALS.FOUT om een hele formule heen zetten is verleidelijk: de melding verdwijnt.
Maar de fout zelf is er nog, alleen niet meer te zien. Gebruik het alleen waar u weet welke fout
u opvangt, en waarom.
8. Kopiëren als versiebeheer
begroting_v3_definitief.xlsx, begroting_v3_definitief_JAN.xlsx. Op het
moment dat het ertoe doet, weet niemand welke de goede is — en twee mensen hebben in verschillende
exemplaren gewerkt.
9. Koppelingen naar bestanden op iemands lokale schijf
Een verwijzing naar C:\Users\... werkt perfect op één computer. Bij iedereen anders
staat er een foutmelding, of erger: een oude waarde die niet meer bijwerkt.
10. Geen invoercontrole en geen beveiliging van formulecellen
Zonder invoercontrole komt er vroeg of laat tekst in een datumveld of een negatief aantal in een voorraadregel. Zonder beveiliging overschrijft iemand een formule met een getal — en die formule komt niet vanzelf terug.
Naar bovenWat er dan wel moet gebeuren
Bijna al deze fouten komen voort uit één ding: het bestand is gegroeid, niet ontworpen. Het begon als hulpmiddel voor één persoon en werd een proces waar een afdeling van afhangt.
Wat er dan moet gebeuren, verschilt per bestand. Soms is herstellen genoeg: de fouten eruit en de opzet rechtgetrokken. Soms is het verstandiger het bestand opnieuw op te bouwen als applicatie, met een duidelijke scheiding tussen wie invoert, wie beheert en wie ontwikkelt, met invoercontrole, documentatie en een opzet die een volgende ontwikkelaar kan overnemen. En soms is een pakket de betere keuze.
Welke route het wordt, hangt af van de opzet, de risico's en het werk dat nodig is, en dus ook van wélke fouten u herkent. Eén bestand met tien losse schoonheidsfoutjes is iets anders dan een bestand waarin niemand meer weet waar een getal vandaan komt. Wij kijken eerst naar uw bestand; daarna krijgt u een voorstel met een kosteninschatting.
Een paar hiervan herkend?
Leg uw situatie voor. U hoort wat er mogelijk is en wat het ongeveer kost.